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如何做好律师邮件收发工作

如何做好律师邮件收发工作

文/王晶

律师纸质邮件收发工作,看起来简单,想做好也不容易,请查收这份攻略,附送《邮件收发统计表》

一、纸质邮件收发工作的意义

对于律师而言,几乎每天都会收发纸质邮件,这些邮件主要包括我们跟法院之间的往来纸质邮件以及我们和当事人之间的往来邮件。

纸质邮件收发工作之所以重要,是因为很多时候它是我们很多法定期限计算的开始,举个例子,当你收到法院邮寄的举证通知书,举证期限开始计算,当你收到一审判决书时,递交上诉状的期限开始计算,而且在律师实务中我们也发现,二审判决书上的日期往往是早于邮寄的日期,有的时候这个日期跟实际邮寄的日期相差还比较大,有的时候甚至有一两个月,在这种时候,如果案件要申请再审,往往需要证明二审判决实际收到的日期,如果纸质邮件收发工作做得比较好,并且相应的纸质邮件信封保存完好,显然在做申请再审这项工作时就会比较顺利。

再比如,有的时候我们给法院或者当事人邮寄东西,会出现对方可能没有签收的情况,这个时候,如果邮件收发工作做得好,就会迅速地找到这份邮件的单号,进而可以快速查询邮件的收发状态。

因此,对于实习律师而言,养成良好的纸质邮件收发工作习惯,显然更有利于律师执业。

二、如何做好纸质邮件收发工作

第一,首先要做好统计,单独保存好纸质邮件信封

统计一般分为收件统计和发件统计,对于收件统计,针对法院的收件,可以单独进行统计,因为法院的邮件相对来说比较重要。

收件统计一般分为法院收件统计和非法院收件统计,因为融冰是一个知产团队,所以我们还有国家知识产权局的相关收件,这一块我们也是单独进行统计的,具体收件需要分为几类,可以根据自己的情况进行。

在收件统计这块,主要统计事项有这么几个:

(示例图)

(1)序号

序号主要是用于快速查找纸质邮件的,我们一般用S代表收,比如S20.001,S20表示20年的收件,001表示第1封收件,之所以用001,是因为团队的收件每年都是超过百件,所以用了三位数字。需要特别注意的是,我们需要把这个编号标记到纸质邮件信封的封面,这样结合统计表,我们可以迅速查找某一封纸质邮件的信封。

(2)收件时间

收件时间一般用8位数字,比如20220531,具体包括年月日。

(3)快递类型

快递类型一般看对方用的是哪家快递据实填写,比如EMS或者顺丰。

(4)邮件编号

邮件编号是信封上的邮件号,一串很长的时间,这个也是根据实际情况填写,邮件编号是查询邮件收发情况的重要依据,因此要注意不能填写错误。

(5)案件

这块主要填写案件双方当事人的名称,表明这是哪个案件的邮件,这一块可以根据自己的喜好填写。

(6)当事人

当事人这块一般填自然人的名字或者公司的字号,尽量简洁,因为EXCEL表格单元格长度有限,填多了会导致表格臃肿。

(7)寄出方

填写寄出方的名字。

(8)信函内容

填写收到的文件内容,这一块尽量详细,比如法院的受理材料一般很多,包括受理通知书、举证通知书等,都要填写清楚。

以上是收件的统计事项,收到邮件之后,相关纸质信封可以集中保存,融冰一般是使用透明的文件袋进行保管,保管时间为一年。

下面讲一下寄件的统计事项,相比于收件的统计事项,寄件的统计事项增加了收件方的联系电话和联系地址,之所以加上收件方的联系电话和联系地址,主要是方便下次寄件。现在很多寄件都是可以通过app下单,在app里对于经常邮寄的联系人,app提供了保存功能,因此关于统计表要不要加上收件方的联系电话和联系地址,大家可以视情况决定。另外在寄件这块,需要保存好快递公司或者EMS的单据。

第二,针对法院的寄件,一定使用EMS

这是因为EMS是具有法律效力的,使用EMS邮寄,是以寄出日为寄出期限,但是使用非EMS的快递,则是以收到日作为相关期限的计算日,这一点在一审判决后提出上诉,而上诉又恰好临近上诉截止日时具有特别重要的意义。

第三,寄出后,要及时和收件方联系,确认邮件的送达

在我们之前的律师工作中,曾经出现过我们寄出了某份邮件以为对方已经收到但实际上对方并没有收到的情况,这个确认一般是在邮件寄出三天后确认比较好。

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