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融冰团队2023年邮件收发工作指南

融冰团队2023年邮件收发工作指南

​一、区分重点邮件和一般邮件

1、重点邮件主要包括重点收件及重点寄件,重点收件包括法院、仲裁委员会、国家知识产权局等国家机关寄送的含有截止期限的重要邮件,且该截止期限一旦错过就会对当事人的权益造成无可挽回的损失,重点邮件包括但不限于如下:

    判决书、缴费通知书、裁定书(管辖权异议)、决定书、驳回通知书等。

2、重点寄件包括但不限于不服法院一审判决的上诉状、针对二审提起的再审申请书、不服国家知识产权局决定的行政起诉状、以及邮寄律师函、证据原件等重要材料的邮件。

3、重点邮件以外的邮件,属于一般邮件。

二、邮件收发的统计工作

4、邮件寄送一律采用EMS进行,通过EMS的app或者小程序进行

5、邮件统计工作需要区分为重点收件统计、重点寄件统计、一般收件统计、一般寄件统计。

6、统计事项一般包括编号、收发日期、快递类型、快递单号、所涉案件、寄收件人、信函内容等。

    其中编号是用于快速查找纸质邮件的,包括前缀字母、年份和序号,其中重点收件前缀字母为VS、重点发件为VF、一般收件为S、一般发件为F​。

三、信封的存放

7、重点收件信封采用文件盒单独存放、一般收件采用塑料文件袋存放。

四、重点邮件的特别要求

8、对于重点邮件,相应的邮寄材料电子扫描后,需要在材料电子版的最后一页附上信封的照片,信封的照片可以事先通过扫描全能王进行处理,最后再通过pdf软件合成。

9、重点寄件的寄件联单独保管存放。

10、邮寄律师函需要针对邮寄信封拍照,并保存至相应案件的文件夹。

11、本指南自2023年1月1日起在团队内部施行。原 融冰干货 | 律师纸质邮件收发工作指南,附送《邮件收发统计表》不再适用。

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